Görev Dağılım Formu



T.C. GİRESUN ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI UYUM EYLEM PLANI
KONTROL ORTAMI
 
STANDART 2- MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER
GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ (KOS 2.3.1-2/KFS 9.1.1, 11.1.1)
Görevli                                                               Mehmet FATSA (Daire Başkanı)                                                                                                                                                    
Görevin Tanımı Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Görev ve Sorumluluklar                  
  • Başkan birimin yöneticisi ve temsilcisidir.
  • Başkanlık personeli ile ilgili yönetim, iş bölümü, koordinasyon, hizmet içi eğitim ve denetim görevlerini yapar.
  • Üniversitede kütüphane hizmetlerinin yürütülmesini sağlar, denetler ve organize eder.
  • Daire başkanı, tüm hizmetlerinden dolayı genel sekretere karşı sorumludur.
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,

 
Görevli                                                            Fatma Gül EŞGÜNOĞLU (Şube Müdürü)                                                                                                                             
Görevin Tanımı   Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Görev ve Sorumluluklar
  • Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığındaki tüm iş ve işlemlerin yürütülmesi ve takibi.
  • Şube müdürü, tüm hizmetlerinden dolayı daire başkanına karşı sorumludur.
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli                                                            İsmail DEMİRCAN (Şef)
Görevin Tanımı   Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi İdari Hizmetler Birimi
Görev ve Sorumluluklar Sekreterlik, Yazı İşleri ve Arşiv
  • Evrak kayıt işlemleri (Gelen-giden evrakların kayıtları ve yazışmalar)
  • Yerel gazetelerin takibi (Her ay düzenli olarak takip çizelgesi oluşturulacak)
  • Kitap, süreli yayın ve elektronik veri tabanları ile ilgili birimlerle yapılan yazışmalar ve komisyon süreci.
  • Dilek-şikayet kutusu (Her ayın sonunda dilek-şikayet kutusu açılarak tutanağa dönüştürülecek ve tutanağa iç kontrol dosyasında yer verilecek).
  • Sene içerisinde iç kontrol dosyasının hazırlanması, bütçe taslağı formlarının hazırlanması (e-bütçe üzerinden), faaliyet raporlarının hazırlanması, yatırım projesi, ödenek talep cetveli vs. formların hazırlanması ve stratejiye gönderilmesi
İnsan Kaynakları Yönetimi
  • Personelin özlük dosyasının tutulması ve gerekli evrakların özlük dosyasında bulundurulması
  • Personel sigorta tescil işlemleri
  • İşe başlama ve işten ayrılma işlemlerinin takibi (İlgili dairelerle yazışmalar)
  • Kısmi zamanlı öğrencilerin işe giriş işlemleri (Her öğretim yılı başında), çalışan kısmi zamanlı öğrencilerin puantajlarının yapılarak ilgili daire ile yazışmaların takibi (Her ay)
  • Üniversiteden ayrılan akademik ve idari personel ile mezun olan öğrencilerin ilişik kesme işlemleri.
Stratejik Planlama, Bütçe Planlaması, İstatistik ve Değerlendirme
  • Bütçe taslağı formlarının (e-bütçe üzerinden) doldurulması, ilgili daire ile yazışmalarının yapılması
  • Yatırım projesi, ödenek talep cetveli vb. formların hazırlanması ve ilgili daire ile yazışmaların yapılması
  • Her bütçe yılı başında Genel Sekreterlik Makamıyla gerekli yazışmaları yaparak satın alınacak ulusal ve mahalli gazetelerin belirlenmesi
Satın Alma
  • Gazete ödemeleri (Ulusal gazeteler her ay, yerel gazeteler altı ayda bir
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler                                                  
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli   Sırrı KARA (Şef)                                                                                                                                                                           
Görevin Tanımı Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi İdari hizmetler Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Maaş Mutemetliği
  • Taşınır Kayıt Görevlisi
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli                                                     İlyas SARIGÜL ( Bilgisayar İşletmeni)                                                                                                                                
Görevin Tanımı             Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi                            İdari Hizmetler Birimi
Görev ve Sorumluluklar Sekreterlik, Yazı İşleri ve Arşiv
  • Evrak kayıt işlemleri (Gelen-giden evrakların kayıtları ve yazışmalar)
  • Yerel gazetelerin takibi (Her ay düzenli olarak takip çizelgesi oluşturulacak)
  • Kitap, süreli yayın ve elektronik veri tabanları ile ilgili birimlerle yapılan yazışmalar ve komisyon süreci.
  • Dilek-şikayet kutusu (Her ayın sonunda dilek-şikayet kutusu açılarak tutanağa dönüştürülecek ve tutanağa iç kontrol dosyasında yer verilecek).
  • Sene içerisinde iç kontrol dosyasının hazırlanması, bütçe taslağı formlarının hazırlanması (e-bütçe üzerinden), faaliyet raporlarının hazırlanması, yatırım projesi, ödenek talep cetveli vs. formların hazırlanması ve stratejiye gönderilmesi
İnsan Kaynakları Yönetimi
  • Personelin özlük dosyasının tutulması ve gerekli evrakların özlük dosyasında bulundurulması
  • Personel sigorta tescil işlemleri
  • İşe başlama ve işten ayrılma işlemlerinin takibi (İlgili dairelerle yazışmalar)
  • Kısmi zamanlı öğrencilerin işe giriş işlemleri (Her öğretim yılı başında), çalışan kısmi zamanlı öğrencilerin puantajlarının yapılarak ilgili daire ile yazışmaların takibi (Her ay)
  • Üniversiteden ayrılan akademik ve idari personel ile mezun olan öğrencilerin ilişik kesme işlemleri.
Stratejik Planlama, Bütçe Planlaması, İstatistik ve Değerlendirme
  • Bütçe taslağı formlarının (e-bütçe üzerinden) doldurulması, ilgili daire ile yazışmalarının yapılması
  • Yatırım projesi, ödenek talep cetveli vb. formların hazırlanması ve ilgili daire ile yazışmaların yapılması
  • Her bütçe yılı başında Genel Sekreterlik Makamıyla gerekli yazışmaları yaparak satın alınacak ulusal ve mahalli gazetelerin belirlenmesi
Satın Alma
  • Gazete ödemeleri (Ulusal gazeteler her ay, yerel gazeteler altı ayda bir)
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler  
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler                                                           
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli  Özlem GÜMÜŞKAYA ( Bilgisayar İşletmeni)                                                                                                                       
Görevin Tanımı             Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi                            Kullanıcı Hizmetleri Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Katalog ve Sınıflama
              a) Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemler,
              b) Kataloglama ve sınıflandırma işlemleri (kitap, kitap dışı),
              c) Kitap sırtı işlemleri: kaşe, güvenlik, etiket, barkot…
  • Ödünç İade Banko İşlemleri             
              a) Üye kaydı işlemleri,
              b) Ödünç verme, iade alma, süre uzatımı, ayırtma (rezerv) işlemleri,
              c) İade ve gecikme cezası işlemleri,
              d) Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri,
              e) Okuma salonlarının kontrol ve denetimi,
              f) İade edilen kitapları rafa yerleştirme ve raf düzeni.

**Daire Başkanının vereceği diğer görevler  
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli Remziye AVCIOĞLU(Kütüphaneci)                                                                                                                                           
Görevin Tanımı Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi Teknik Hizmetler Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Sağlama, Demirbaş Kayıt
           a) Koleksiyon geliştirme-sağlama hizmetleri,
  • Katalog ve Sınıflama
           a) Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemler,
           b) Kataloglama ve sınıflandırma işlemleri (kitap, kitap dışı),
           c) Kitap sırtı işlemleri: kaşe, güvenlik, etiket, barkot…
  • Süreli Yayınlar
           a) Koleksiyon geliştirme ve sağlama işlemleri,
           b) Kayıt ve takip işlemleri,
  • Otomasyon (Teknik Hizmetler Birim Sorumlusu)
            a) Programın işletimi,
            b) Yedekleme işlemleri,
            c) Kütüphane Web sitesi hizmetleri(web sayfası güncelleme)
            d) Veri tabanı ve elektronik kaynakların seçim, sağlama ve eğitim işlemleri
            e) Veri hazırlama ve güncelleme işlemleri,
            f) ISBN işlemleri.
  • Ciltleme ve Onarım
           a) Yıpranmış kitapların cilde hazırlanması,
           b) Ciltlenmiş kitapların etiket işlemleri ve rafa gönderilmesi,
  • Danışma/referans
           a) Kütüphane hizmetlerinin tanıtımı,
           b) Kullanıcı eğitimi hizmetleri,
           c) Danışma hizmetleri (Telefon ve e-posta),
           d) Yararlandırma, okuyucu salonun kontrol ve denetimi,
           e)Internet hizmetleri (Katalog tarama, kütüphane sayfası konusunda bilgilendirme),
  • Ödünç (Ödünç İade Bankosu Sorumlusu)
           a) Üye kaydı işlemleri,
           b) Ödünç verme, iade alma, süre uzatımı, ayırtma (rezerv) işlemleri,
           c) İade ve gecikme cezası işlemleri,
           d) Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri,
           e) Okuma salonlarının kontrol ve denetimi,
  • Kütüphaneler arası işbirliği hizmetleri(ILL)
            a) Kütüphaneler arası ödünç verme hizmetleri,
            b) Elektronik belge sağlama hizmetleri,
            c) Basılı belge sağlama hizmetleri,
  • Kurumsal Akademik Arşiv ve Açık Erişim
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli Öğr. Gör. Esma ŞENER (Uzman)                                                                                                                                              
Görevin Tanımı Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi Kullanıcı Hizmetleri Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Sağlama, Demirbaş Kayıt
           a) Koleksiyon geliştirme-sağlama hizmetleri,
  • Katalog ve Sınıflama
           a) Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemler,
           b) Kataloglama ve sınıflandırma işlemleri (kitap, kitap dışı),
           c) Kitap sırtı işlemleri: kaşe, güvenlik, etiket, barkot…
  • Süreli Yayınlar
           a) Koleksiyon geliştirme ve sağlama işlemleri,
           b) Kayıt ve takip işlemleri,
  • Otomasyon 
            a) Programın işletimi,
            b) Yedekleme işlemleri,
            c) Kütüphane Web sitesi hizmetleri(web sayfası güncelleme)
            d) Veri tabanı ve elektronik kaynakların seçim, sağlama ve eğitim işlemleri
            e) Veri hazırlama ve güncelleme işlemleri,
            d)İstatistiki verilerin hazırlanıp sisteme girilmesi.(YÖKSİS birim öz değerlendirme raporları, katalog, GÜYBİS faaliyet raporu)
  • Danışma/referans
           a) Kütüphane hizmetlerinin tanıtımı,
           b) Kullanıcı eğitimi hizmetleri,
           c) Danışma hizmetleri (Telefon ve e-posta),
           d) Yararlandırma, okuyucu salonun kontrol ve denetimi,
           e)Internet hizmetleri (Katalog tarama, kütüphane sayfası konusunda bilgilendirme)
  • Kütüphaneler arası işbirliği hizmetleri(ILL)
            a) Kütüphaneler arası ödünç verme hizmetleri,
            b) Elektronik belge sağlama hizmetleri,
            c) Basılı belge sağlama hizmetleri,
  • Kurumsal Akademik Arşiv ve Açık Erişim
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli İsmail Hakkı TANRIVERDİ(İmam)                                                                                                                                             
Görevin Tanımı             Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi  Kullanıcı Hizmetleri Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Ödünç İade Banko İşlemleri
           a) Üye kaydı işlemleri,
           b) Ödünç verme, iade alma, süre uzatımı, ayırtma (rezerv) işlemleri,
           c) İade ve gecikme cezası işlemleri,
           d) Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri,
           e) Okuma salonlarının kontrol ve denetimi,
           f) İade edilen kitapları rafa yerleştirme ve raf düzeni.
**Daire Başkanının vereceği diğer görevler  
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler 
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönerges
 
 
Görevli Samet ÇAKIR (İdari Destek Görevlisi)                                                                                                                                       
Görevin Tanımı             Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi  Kullanıcı Hizmetleri Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Ödünç İade Banko İşlemleri       
           a) Üye kaydı işlemleri,
           b) Ödünç verme, iade alma, süre uzatımı, ayırtma (rezerv) işlemleri,
           c) İade ve gecikme cezası işlemleri,
           d) Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri,
           e) Okuma salonlarının kontrol ve denetimi,
           f) İade edilen kitapları rafa yerleştirme ve raf düzeni.
  • Temizlik
           a) Merkez Kütüphanenin 1. katının giriş merdivenleri ile aynı katın zemin, çalışma masaları ve lavabolarının temizliği.

**Daire Başkanının vereceği diğer görevler  
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler 
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,
 
Görevli                                                Hatun AYDOĞDU (Sürekli İşçi)                                                                                                                                            
Görevin Tanımı             Yapılan eğitim, öğretim ve araştırmalar için gereken bilgi ve belge birikimini sağlamak,
bu bilgi ve belgeleri ihtiyaç sahiplerinin yararlanmasına sunmak, bilgi gereksinimlerini  karşılamak.
Birimi  Kullanıcı Hizmetleri Birimi
Görev ve Sorumluluklar
  • Temizlik
           a) Merkez Kütüphanenin 2. ve 3. katının zemin, çalışma masaları ve lavaboları ile personellerin kullandığı idari ofislerin temizliği.

**Daire Başkanının vereceği diğer görevler  
Bağlı Olduğu Kanun ve Yönetmelikler    
  • 657, 5018, 2547 Sayılı Kanunlar.
  • 02 Haziran 2011 Tarihli Giresun Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi,
  • 09.05.2012 Tarihli Giresun Üniversitesi Kütüphane Yönergesi,