Görev Dağılım Formu

T.C. GİRESUN ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI UYUM EYLEM PLANI
KONTROL ORTAMI
 
STANDART 2- MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER
GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ (KOS 2.3.1-2/KFS 9.1.1, 11.1.1)

Mehmet Fatsa 
   (Daire Başkanı)                                
  1. Başkan birimin yöneticisi ve temsilcisidir.
  2. Başkanlık personeli ile ilgili yönetim, iş bölümü, koordinasyon, hizmet içi eğitim ve denetim görevlerini yapar.
  3. Üniversitede kütüphane hizmetlerinin yürütülmesini sağlar, denetler ve organize eder.             
 Rektörlük Makamınca verilecek benzeri diğer görevleri yapar.
 Daire başkanı, tüm hizmetlerinden dolayı genel sekretere karşı sorumludur.
Fatma Gül EŞGÜNOĞLU
(Şube Müdürü) 
  1. İdari işlerde daire başkanına yardımcı olmak üzere kütüphanedeki hizmet birimlerinin çalışmalarını denetler, yönlendirir; gerektiğinde başkana bilgi vererek görev tanımlarını ve görev dağılımlarını günceller.
 Daire başkanın vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Şube müdürü, tüm hizmetlerinden dolayı daire başkanına karşı sorumludur.

 
İsmail DEMİRCAN
(Şef)
 İdari Hizmetler Birimi
  1. İnsan Kaynakları Yönetimi
  • Personel nöbet çizelgelerinin düzenlenmesi, olura bağlanması ve takibi,
  • Maaş ve kesenekler,
  • Personelin izin işlemleri,
  • Hizmet içi eğitim (Personel görevlendirme ve yolluk işlemleri),
       2. Taşınır
  •  İhale ya da doğrudan teminle alınan taşınırların taşınır işlemleri,
  • Sarf malzemelerinin üç aylık dönemlerde düşümünün yapılması,
  • Yıl sonunda taşınır cetvellerinin oluşturulması ve hesapların Strateji Geliştirme Daire Başkanlığındaki hesaplarla denkliğinin sağlanması.
       3. Sekreterlik, Yazı İşleri ve Arşiv
  • Evrak kayıt (Gelen-giden evrakların kaydı, yazışmaların takibi),
  • Evrakların arşivlenmesi,
  • Gazeteler (Her bütçe yılı başında, genel sekreterlikle gerekli yazışma yapılacak ve alınacak gazeteler belirlenecek.
  • Bilimsel kaynakların temini için birimlerle yapılacak yazışmalar ve komisyon süreci (Teknik hizmetler birimiyle ortaklaşa yürütülecek.)
       4. Stratejik Planlama, Bütçe Planlaması, İstatistik ve Değerlendirme
  • Yıl Sonu Faaliyet Raporu, İç Kontrol Dosyası, Bütçe Taslağı Formları (e-bütçe üzerinden), Yatırım Projesi, Ödenek Talep Cetveli… (Formlar zamanında hazırlanacak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilecek.),
  • Dilek-şikâyet kutusu (Her ayın sonunda dilek-şikâyet kutusu açılarak tutanağa dönüştürülecek ve tutanak iç kontrol dosyasına konulacak.)
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne karşı sorumludur.

 
Özlem ŞAHİN
(Bilgisayar İşletmeni)
 
 İdari Hizmetler Birimi


       1. İnsan Kaynakları Yönetimi
  • Personel nöbet çizelgelerinin düzenlenmesi, olura bağlanması ve takibi,
  • Maaş ve kesenekler,
  • Personelin izin işlemleri,
  • Hizmet içi eğitim (Personel görevlendirme ve yolluk işlemleri),
       2. Taşınır
  •  İhale ya da doğrudan teminle alınan taşınırların taşınır işlemleri,
  • Sarf malzemelerinin üç aylık dönemlerde düşümünün yapılması,
  • Yıl sonunda taşınır cetvellerinin oluşturulması ve hesapların Strateji Geliştirme Daire Başkanlığındaki hesaplarla denkliğinin sağlanması.
       3. Sekreterlik, Yazı İşleri ve Arşiv
  • Evrak kayıt (Gelen-giden evrakların kaydı, yazışmaların takibi),
  • Evrakların arşivlenmesi,
  • Gazeteler (Her bütçe yılı başında, genel sekreterlikle gerekli yazışma yapılacak ve alınacak gazeteler belirlenecek.
  • Bilimsel kaynakların temini için birimlerle yapılacak yazışmalar ve komisyon süreci (Teknik hizmetler birimiyle ortaklaşa yürütülecek.)
       4. Stratejik Planlama, Bütçe Planlaması, İstatistik ve Değerlendirme
  • Yıl Sonu Faaliyet Raporu, İç Kontrol Dosyası, Bütçe Taslağı Formları (e-bütçe üzerinden), Yatırım Projesi, Ödenek Talep Cetveli… (Formlar zamanında hazırlanacak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilecek.),
  • Dilek-şikâyet kutusu (Her ayın sonunda dilek-şikâyet kutusu açılarak tutanağa dönüştürülecek ve tutanak iç kontrol dosyasına konulacak.)
 Danışma Servisi (Ödünç İade Banko Sorumlusu)
  • Yararlandırma: Okuyucu salonlarının kontrol ve denetimi,
 Ödünç Verme Servisi (Ödünç İade Bankosu)
  • Üye kaydı,
  • Ödünç verme, süre uzatımı, iade, rezerv,
  • Gecikme cezası (İdari birimle ortaklaşa yürütülür.),
  • Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne karşı sorumludur.
 

 
Şifa ÇOLAKKADIOĞLU
(Kütüphaneci)
 Teknik Hizmetler Birim Sorumlusu

      1. Kaynak Sağlama Servisi 
 Üniversitede ihtiyaç duyulan bilgi kaynaklarının (kitap/e-kitap, basılı süreli yayın, e-dergi,  veri tabanları, tez, broşür, görsel-işitsel araç ve gereçler…) satın   alınması ya da bağış yoluyla temini: (Süreçle ilgili tüm akademik ve idari birimler bilgilendirilir. Elektronik ortamda, sistem üzerinden, talepler toplanır.   Gerekli analizler yapılır. Mükerrer talepler ile katalogda mevcut olanlar ayrıştırılır. Elde edilen sonuçlar Kütüphane Komisyonunca,  bütçe olanakları da   dikkate alınarak değerlendirilir ve konuyla ilgili bir karar oluşturulur. Satın alma işlemi, satın alma birimiyle; bağış yoluyla gelecek bilgi kaynaklarının seçimi   Değer Tespit Komisyonuyla ortaklaşa yapılır.)
     
      2. Kataloglama ve Sınıflandırma Servisi
  • Otomasyon,
  • Bilgi kaynaklarının tasnifi (kitap ve diğer) ve kataloglaması,
  • Kayıt, takip ve sayım (kaşe, güvenlik, etiket, barkot…),
  • İstatistik ve yedekleme.
      3. Danışma Servisi (Ödünç İade Banko Sorumlusu)
  • Yararlandırma: Okuyucu salonlarının kontrol ve denetimi,
      4. Ödünç Verme Servisi (Ödünç İade Bankosu)
  • Üye kaydı,
  • Ödünç verme, süre uzatımı, iade, rezerv,
  • Gecikme cezası (İdari birimle ortaklaşa yürütülür.),
  • Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri
     5. Ciltleme ve Onarım Servisi
 
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne karşı sorumludur.

 
İsmail DURDU
(Kütüphaneci)
 Teknik Hizmetler Birimi

      1. Kaynak Sağlama Servisi 
 Üniversitede ihtiyaç duyulan bilgi kaynaklarının (kitap/e-kitap, basılı süreli yayın, e-dergi,  veri tabanları, tez, broşür, görsel-işitsel araç ve gereçler…) satın   alınması ya da bağış yoluyla temini: (Süreçle ilgili tüm akademik ve idari birimler bilgilendirilir. Elektronik ortamda, sistem üzerinden, talepler toplanır.   Gerekli analizler yapılır. Mükerrer talepler ile katalogda mevcut olanlar ayrıştırılır. Elde edilen sonuçlar Kütüphane Komisyonunca,  bütçe olanakları da   dikkate alınarak değerlendirilir ve konuyla ilgili bir karar oluşturulur. Satın alma işlemi, satın alma birimiyle; bağış yoluyla gelecek bilgi kaynaklarının seçimi   Değer Tespit Komisyonuyla ortaklaşa yapılır.)
      
      2. Kataloglama ve Sınıflandırma Servisi
  • Otomasyon,
  • Bilgi kaynaklarının tasnifi (kitap ve diğer) ve kataloglaması,
  • Kayıt, takip ve sayım (kaşe, güvenlik, etiket, barkot…),
  • İstatistik ve yedekleme.
      3. Danışma Servisi (Ödünç İade Banko Sorumlusu)
  • Yararlandırma: Okuyucu salonlarının kontrol ve denetimi,
      4. Ödünç Verme Servisi (Ödünç İade Bankosu)
  • Üye kaydı,
  • Ödünç verme, süre uzatımı, iade, rezerv,
  • Gecikme cezası (İdari birimle ortaklaşa yürütülür.),
  • Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri
     5. Ciltleme ve Onarım Servisi
 
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne karşı sorumludur.
 
(Kütüphaneci) Teknik Hizmetler Birimi

      1. Kaynak Sağlama Servisi 
 Üniversitede ihtiyaç duyulan bilgi kaynaklarının (kitap/e-kitap, basılı süreli yayın, e-dergi,  veri tabanları, tez, broşür, görsel-işitsel araç ve gereçler…) satın   alınması ya da bağış yoluyla temini: (Süreçle ilgili tüm akademik ve idari birimler bilgilendirilir. Elektronik ortamda, sistem üzerinden, talepler toplanır.   Gerekli analizler yapılır. Mükerrer talepler ile katalogda mevcut olanlar ayrıştırılır. Elde edilen sonuçlar Kütüphane Komisyonunca,  bütçe olanakları da   dikkate alınarak değerlendirilir ve konuyla ilgili bir karar oluşturulur. Satın alma işlemi, satın alma birimiyle; bağış yoluyla gelecek bilgi kaynaklarının seçimi   Değer Tespit Komisyonuyla ortaklaşa yapılır.)
      
      2. Kataloglama ve Sınıflandırma Servisi
  • Otomasyon,
  • Bilgi kaynaklarının tasnifi (kitap ve diğer) ve kataloglaması,
  • Kayıt, takip ve sayım (kaşe, güvenlik, etiket, barkot…),
  • İstatistik ve yedekleme.
      3. Danışma Servisi (Ödünç İade Banko Sorumlusu)
  • Yararlandırma: Okuyucu salonlarının kontrol ve denetimi,
      4. Ödünç Verme Servisi (Ödünç İade Bankosu)
  • Üye kaydı,
  • Ödünç verme, süre uzatımı, iade, rezerv,
  • Gecikme cezası (İdari birimle ortaklaşa yürütülür.),
  • Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri
     5. Ciltleme ve Onarım Servisi
 
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne karşı sorumludur.
Remziye AVCIOĞLU
(Kütüphaneci)
 
 Kullanıcı Hizmetleri Birim Sorumlusu

       1. Danışma Servisi
  • Kütüphane hizmetleri ile koleksiyonunun tanıtımı,
  • Kullanıcı eğitimi (Otomasyon programı, katalog tarama, erişim…)
  • Danışma hizmetleri (Telefon ve e-posta),
  • Kısmi zamanlı öğrenciler (Görevlendirme).
       2. Danışma Servisi (Ödünç İade Banko Sorumlusu)
  • Yararlandırma: Okuyucu salonlarının kontrol ve denetimi,
       3. Ödünç Verme Servisi (Ödünç İade Bankosu)
  • Üye kaydı,
  • Ödünç verme, süre uzatımı, iade, rezerv,
  • Gecikme cezası (İdari birimle ortaklaşa yürütülür.),
  • Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemleri
  • Kütüphaneler arası kaynak alış verişi (ILL),
  • Fotokopi, bilgisayar çıktısı…
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne karşı sorumludur.

 NOT: Asli görevlerinden arta kalan zamanlarda katalog görevi yapar.

 
Sırrı KARA
Şef

(08.00-17.00)
 
 
İsmail Hakkı TANRIVERDİ
İmam

(08.00-17.00/14.00-22.30)
Dönüşümlü Olarak

 
 
Samet ÇAKIR
İdari Destek Görevlisi

(08.00-17.00/14.00-22.30)
Dönüşümlü Olarak
 Kullanıcı Hizmetleri Birimi
       1. Danışma Servisi (Ödünç İade Banko Sorumlusu)
  • Yararlandırma: Okuyucu salonlarının kontrol ve denetimi,
       2. Ödünç Verme Servisi (Ödünç İade Bankosu)
  • Üye kaydı,
  • Ödünç verme, süre uzatımı, iade, rezerv,
  • Gecikme cezası (İdari birimle ortaklaşa yürütülür.),
  • Üyelik iptali ve ilişik kesme
  • Fotokopi, bilgisayar çıktısı…
 Şube müdürünün ve kullanıcı hizmetleri birim sorumlusunun vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Tüm hizmetlerinden dolayı şube müdürüne ve kullanıcı hizmetleri birim sorumlusuna karşı sorumludur.

 
   Değer Takdir Komisyonu
  1. Gününde iadesi yapılmayan bilgi kaynağıyla ilgili günlük ceza miktarını belirler, gerektiğinde günceller.
  2. Zayi olan bilgi kaynağı için piyasa fiyat araştırması yapar. Hacim, cilt bedeli, kâğıt kalitesi, ulaşım masrafları, paranın zaman içerisinde uğradığı değer kaybı;  nadir eser, antika ve sanatsal değer niteliği gibi hususları da göz önünde bulundurarak bilgi kaynağı ile ilgili değer tespitinde bulunur. Değer Takdir Komisyonu kararını bir tutanağa dönüştürür ve buna göre işlem yapar.
  3. Kütüphaneye bağış yoluyla gelen ve fiyatı belli olmayan bilgi kaynağının değerini belirler.
  4. Rafa çıkartılacak yayınların belirlenmesi, çift nüsha olan yayınların başka birim ya da kurum kütüphanelerine bağış ya da değişim yoluyla gönderilmesi gibi konularda karar verir.
 Şube müdürünün vereceği benzeri diğer görevleri yapar.
 Değer takdir komisyonu, şube müdürüne karşı sorumludur.